En este cuarto capítulo de la serie en donde analizamos cuales son las partes en las que se divide una implantación global como la que están planteando las Directivas Europeas de Contratación Electrónica de “principio a fin” y qué requerimientos debe cumplir una solución tecnológica que dé soporte a las necesidades de cada una de las fases.
Una vez analizado y publicado los capítulos:
- Alta del Expediente Electrónico
- La Publicación de la Licitación
- La recepción de ofertas de la licitación
Continuamos esta serie de capítulos con la:
Adjudicación, Formalización y Seguimiento del Contrato
En este capítulo hablamos de cómo una solución adecuada de plataforma de contratación electrónica, debe cubrir aspectos tan importantes como la adjudicación, la formalización del contrato y uno de los puntos clave en muchas organizaciones, dado que el seguimiento de la ejecución representa una gran cantidad de trabajo y atención, eso es el seguimiento del cumplimiento del contrato con todas las tareas nuevas que pueden generarse. Vamos a explicar las diferentes matizaciones en cuanto a si el organismo dispone o no de Portal de Licitación Electrónica.
La Adjudicacióndel contratode la licitación
Una vez evaluadas las ofertas de la licitación y tras la propuesta de adjudicatario, la solución nos deberá ayudar en el proceso de comunicar al adjudicatario la resolución de la licitación y formalizar el contrato. En caso de disponer de Portal de Licitación Electrónica, a través de éste deberemos poder realizar la notificación al adjudicatario.
La Formalización del contrato de la licitación
La solución nos deberá gestionar la parte del proceso de contratación relacionada con la formalización y firma del contrato.
Debe contemplar la posibilidad de que exista un recurso especial en materia de contratación, gestionando sus plazos y afectación al procedimiento.
La solución de contratación deberá contemplar el intercambio de información con otros sistemas de forma automática mediante la generación de los documentos correspondientes. Por ejemplo debemos disponer de herramientas que nos faciliten la fiscalización de los expedientes de contratación con el Tribunal de Cuentas, creando los documentos formales que identifiquen los diferentes contratos que deben notificarse según el tipo de contrato y su cuantía.
Asimismo y según indica el artículo 30 de la LCSP dentro de los tres meses siguientes a la formalización de un contrato de la licitación, el órgano de Contratación deberá remitir a la Junta Consultiva de Contratación Administrativa información sobre los contratos así como de las modificaciones ocurridas en los mismos.
Finalmente la solución de contratación nos deberá ayudar en la gestión de los contratos, comenzando por el proceso de firma de los mismos.
Esta será una funcionalidad del Portal de Licitación Electrónica, que nos deberá permitir la firma electrónica de contratos, permitiendo al adjudicatario firmar digitalmente el contrato relacionado con una licitación, contrato que previamente habrá sido también firmado digitalmente por el Organismo.
El Seguimiento de la ejecución del contrato de la licitación
Como indicamos anteriormente para muchas organizaciones este punto reviste una gran importancia, sobre todo en los contratos complejos y/o plurianuales, para ello la Plataforma de Contratación Electrónica deberá contemplar una serie de aspectos como son los siguientes:
- Incidencias del Contrato
- Expedientes Modificados, complementarios, prórrogas.
- Información sobre las fechas de ocurrencia de las incidencias del contrato.
- Control de cambios e incidencias que se produzcan a partir de la fecha de la adjudicación hasta la finalización de la obra, servicio o suministro. Incluye las siguientes posibilidades:
- Expedientes modificados
- Expedientes complementarios
- Paralizaciones
- Ampliaciones de plazo
- Reinicio de contratos
- Cesiones
- Subrogaciones
- Seguimiento y control de las posibles prórrogas o suspensiones parciales.
- Gestión de certificaciones parciales y gestión de remanentes de los contratos.
- Control de las garantías, con emisión de informes en la fase de garantía para conocer el estado de la obra, servicio o suministro y ejecutar la devolución de los avales.
- Elaboración de informes de aceptación de la obra, servicio o suministro
- Recepción de lo contratado.
- Gestión de facturas recibidas.
Este punto toma aún mayor relevancia con las nuevas Directivas Europeas sobre contratación pública, pues en el seguimiento se deberán evaluar los cumplimientos por parte del licitador, de aspectos tales como
- Subcontrataciones.
- Cumplimiento normativas laborales.
- Cumplimiento normativas medioambientales.
