El pasado mes de Enero que se aprobaron las nuevas Directivas Europeas en donde se refleja la obligatoriedad de la implantación de la Contratación Electrónica de principio a fin.
Esto ha provocado que los responsables de contratación tengan algunas dudas en como la tecnología se debe implantar para conseguir este objetivo del “principio al fin”.
En el mercado hay diversas empresas tecnológicas que ofrecen soluciones de licitación y contratación electrónica pública que cubren una o varias partes de este modelo de implantación global. Vamos a desgranar y publicar en una serie de capítulos cuales son las partes en las que se divide una implantación global de una contratación electrónica como la que están planteando las Directivas Europeas y que requerimientos debe cumplir una solución tecnológica que de soporte a las necesidades de cada uno de los capítulos o fases.
Iniciamos esta serie de capítulos con el:
Alta del Expediente Electrónico
Tramitación del expediente de contratación desde el inicio hasta la publicación
En este capítulo hablamos sobre como la tecnología puede ayudar en el proceso de ordenar y ayudar desde que la solicitud de un nuevo suministro llega al departamento de contratación hasta la fase de publicación. No entramos en considerar el proceso previo de autorización de una solicitud, ya que a pesar de ser un proceso clave en muchos organismos, este queda fuera del marco legal obligatorio de la Ley de Contratos del Sector Público.
El primer punto a tener en consideración es que cualquier expediente de contratación debe estar dentro del marco de la Ley de Contratos del Sector Público. Por lo que la solución a implantar debe disponer de los controles necesarios para ayudarnos en su cumplimiento y debe garantizar su adaptación a los cambios legislativos que se vayan produciendo.
Algunas de las funcionalidades básicas que deberán ser requeridas a la solución son:
- Localización sencilla y ágil de expedientes de contratación a través de diversos métodos de búsqueda.
- Acceso rápido al estado de un Expediente de contratación permitiendo la definición de perfiles de usuario con diferentes niveles de acceso y privilegios.
- Gestión de la información de los expedientes de contratación (origen, fecha de aprobación, importe) identificando el tipo de expediente (contrato de obras, suministros o servicios).
- Ver el estado de una tarea de un usuario, con información del estado de la tarea y fecha de inicio y/o final de la tarea.
- Generar un histórico de movimientos de una tarea, contemplando diversos aspectos como fecha de inicio, estados, desviaciones, etc.
- Gestionar la asignación de tareas relacionados con el expediente de contratación hacia los diferentes usuarios con la posibilidad de definir reasignaciones dinámicas en función de la carga de trabajo de los usuarios tramitadores.
- Generación automática de la documentación oficial que forma parte del expediente de contratación y control de los documentos obligatorios en la tramitación del expediente.
Alta del expediente de contratación
Esta primera tarea del proceso determina las características iniciales del expediente de contratación, como son el objeto del contrato, la necesidad, tipo de contrato y procedimiento, y los principales actores intervinientes en su tramitación.
El usuario debe disponer de un formulario inicial dinámico en el que completa esta información, apoyado en una ayuda contextual que le indica los datos y documentos obligatorios en este punto del proceso, así como con un video tutorial que le ayuda en la realización de la tarea.
Esta información mínima obligatoria se adaptará a las selecciones realizadas por el usuario validando los datos y verificando la concordancia con la normativa de la Ley de Contratos del Sector Público.
Durante esta alta de un expediente de contratación, la solución debe ayudar al usuario con tablas precargadas que faciliten la localización rápida de códigos del tipo: CPV, CPA, Clasificación licitadores, Indicadores de condiciones de licitación, etc
Aprobación del expediente de contratación
En este punto la solución deberá proveer de definir un circuito de aprobaciones del expediente.
Estas aprobaciones podrán implicar la participación de usuarios de diferentes departamentos, como por ejemplo jurídico o intervención.
El usuario deberá poder indicar si aprueba o no el expediente, existiendo la posibilidad de añadir comentarios motivadores de su decisión.
Preparación de pliegos de contratación
La solución tecnológica que apoya el proceso de contratación electrónica deberá disponer de la posibilidad de incluir en el expediente de contratación cualquier tipo de documento incluidos los pliegos, a poder ser por doble vía, por la vía de importar documentos o por la vía de importar plantillas predefinidas, esta segunda vía ofrece la posibilidad de disponer de un archivo de plantillas ordenadas, actualizadas y en versión única para toda la organización.
Definición de las mesas de contratación
Finalmente en esta primera fase la solución deberá permitir definir los integrantes de cada una de las mesas del proceso de contratación, los posibles suplentes y el quórum mínimo requerido.
Con esta definición de los integrantes cuando lleguemos a la apertura de los sobres en caso que alguna de los presentados sea electrónico se deberá requerirá la autenticación electrónica de dichos integrantes.
