Actualmente, la opinión generalizada acerca de la licitación electrónica es que se trata de un proceso novedoso de contratación pública y que va a revolucionar el sector público a partir de distintos trámites y entidades, procedente de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público.
¿Qué novedades ha traído a la licitación electrónica?
Cabe mencionar cuáles son las novedades que nos ha traído este medio, el cual funciona para completar y procesar distintos trámites. Por un lado, una característica importante es que incorpora el mecanismo de la firma electrónica, la cual permite trabajar y gestionar de una forma más eficiente los documentos en distintos formatos, además de agilizar el método de la Plataforma de Contratación determinada. De este modo, esta aplicación posibilita digitalizar los procesos y asegurar los datos de los usuarios, aparte de abrirle la puerta a nuevos documentos, ya que acepta múltiples formatos.
Encontramos como excepciones a dos sistemas de contratación, la subasta electrónica (artículo 143 LCSP) y el sistema dinámico de adquisición (artículos 223 LCSP). La excepción reside en que se trata de dos sistemas cuyas gestiones solo pueden ser realizadas a partir de medios exclusivamente electrónicos.
Según la Licitación Pública Electrónica, cada plataforma de licitación electrónica contará con diversos procedimientos para la cumplimentación de documentos. También se establecen las redes de comunicación con el órgano competente correspondiente.
En cuanto a los formatos de documentación digital, a pesar de utilizar prácticamente siempre los mismos, todavía no existe un estándar concreto. Esta problemática es resuelta según la Disposición Adicional decimosexta de la LCSP.
Solución a la licitación electrónica
De este modo, los distintos Gobiernos Autonómicos son los encargados de establecer una solución de licitación electrónica mediante el uso de sus propias guías. La Disposición Adicional antes mencionada, que hace mención del uso de los medios electrónicos, telemáticos e informáticos, establece acorde a la Ley lo siguiente:
Los medios electrónicos, telemáticos e informáticos de la licitación electrónica se han de ajustar a la siguiente serie de pautas:
- Estos dispositivos se adecuarán al uso general, sin restringir el acceso de los operadores económicos durante el proceso de contratación.
- La información, así como de las especificaciones técnicas de las ofertas presentadas mediante dispositivos electrónicos, deben estar a disposición de todos los interesados.
- Los datos intercambiados entre los interesados deben de ser almacenados y procesados, garantizando la seguridad e integridad del solicitante.
- Los sistemas deben de ofrecer la suficiente seguridad para hacer frente a virus informáticos u otros programas nocivos que puedan suponer un riesgo para el interesado.
- Las aplicaciones utilizadas entre el órgano de contratación y el licitador deben presentar la hora en la que se procesó el envío y la de recepción.
- Los órganos de contratación tienen la obligación de avisar al licitador de los posibles riesgos durante los procesos de comunicación y los intercambios de información que se realicen.
Consejos para el uso de la licitación electrónica
En cuanto a la valoración económica en licitaciones, nos encontramos que este sistema, que ha empezado a rodar desde junio de 2021, busca otorgar a los interesados mejoras en cuanto a la transparencia y a las licitaciones públicas. El objetivo principal es acrecentar la concurrencia, con una mayor eficiencia y ahorro de costes.
Las empresas que se incorporen a este proceso tienen que prepararse y establecer su propia firma electrónica operativa, además de inscribirse en el ROLECE (Registro Oficial de Licitadores y Empresas Clasificadas del Estado). Otra opción es inscribirse en los Registros Autonómicos correspondientes en los que vayan a operar sus licitaciones públicas, para así manifestar que desean participar en aquellos procedimientos reservados a los contratos abiertos simplificados.
Un consejo recomendable para las empresas que comiencen este trámite es que, con tiempo de antelación, comprueben qué plataforma de licitación electrónica es en la que deben participar para solucionar cualquier posible inconveniente técnico. De este modo, podrán dejar constancia a través de la misma de qué es lo que se está registrando y cuál ha sido el posible error que ha impedido continuar con el proceso.
Este consejo es de utilidad, ya que los propios órganos de contratación cuentan con la obligación de disponer de un email o un teléfono de atención para llevar a cabo consultas, con el fin de solucionar dudas e inconvenientes. Por norma general, cualquier órgano de contratación suele ofrecer estos contactos para ayudar a los licitadores.
Ya con anterioridad a la LCSP del 2017, los trámites eran realizados de forma electrónica en la mayoría de las licitaciones y concursos públicos. No obstante, la normativa en vigor y sus requisitos han variado, como se establece en los Pliegos y en la Ley. La gran novedad esta en que la forma de envío ha variado en el supuesto de que se utilice únicamente la licitación electrónica como el método óptimo para licitar durante las contrataciones.
Pero, ¿cómo se puede afrontar este cambio? Para preparar esta licitación, es necesario actuar del mismo modo que si se tratase de una física, ya sea una presentación presencial o mediante el envío de un correo ordinario. El caso es que siempre se han de volcar los documentos en los formatos requeridos a la plataforma digital específica.
La firma electrónica en la licitación electrónica
Ahora, las plataformas encargadas de los procesos de licitaciones electrónicas exigen a los usuarios que participen en el proceso que se identifiquen. Así, se evitan problemáticas respecto a la identidad del usuario y sus objetivos durante el trámite. Permite realizar una correcta distinción entre la persona física que realiza el trámite y la persona jurídica, que se entiende como el representante o apoderado.
De este modo, la presentación de las ofertas estará acompañada de una identificación del usuario por medio del sistema de la firma electrónica. En el caso de los apoderados de la empresa, es necesario que estos obtengan las facultades requeridas para establecer UTEs (Uniones Temporales de Empresas).
Esta ha sido una explicación acerca del mecanismo de la licitación electrónica, reparando en su funcionalidad, ventajas y consejos sobre su uso. Desde luego, se trata de un mecanismo que garantiza la seguridad de los licitadores y agiliza sus procesos.
Redactado por: José Pérez Barrozo
