En este artículo explicamos todo lo que hay que saber sobre los contratos menores con la Administración. Según la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, que regula los contratos del sector público, cualquier prestación de servicios con la Administración debe realizarse mediante un procedimiento de licitación pública, incluida la licitación electrónica.
Para profundizar en los contratos menores en la LCSP y mantenerse informado sobre los cambios más importantes consulte El Contrato Menor en la nueva Ley de Contratos del Sector Público, actualizado constantemente con los cabios más importantes.
Pero para determinadas operaciones con servicios o productos de menor cuantía las exigencias procedimentales se han simplificado para agilizar los procesos. Es lo que se conoce como contratos menores. En este artículo vamos a resolver las dudas sobre este tipo de contratos y los requisitos que deben cumplir tanto la empresa suministradora como la Administración Pública.
¿Qué tipos de contratos se pueden considerar contratos menores?
Con carácter general, la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público, considera como menores aquellos contratos de obra de cuantía inferior a 40 000 euros y contratos de suministros de servicios inferiores a 15 000 euros. Este valor se refiere al precio de contrato sin incluir IVA excluido.
En el caso de contratos de suministros o prestaciones de servicios relacionados con ciencia o innovación, el valor se amplía hasta los 50 000 euros para ser considerado un contrato menor.
En cuanto al resto de las obligaciones de ambas partes estos contratos no presentan diferencias con respecto al resto de los regulados por la Ley de Contratos. Así, el empresario está obligado a suministrar las prestaciones, bienes o servicios estipulados, y la Administración, a pagar el precio acordado en el tiempo estipulado.
Por tanto, únicamente la menor cuantía podrá determinar que este sea o no un contrato menor.
¿Cómo se tramita un expediente de un contrato menor?
La mencionada Ley de Contratos exige un expediente menor que consta de los siguientes elementos:
- Informe motivado del órgano contratante explicando la necesidad del servicio que se va a contratar, excepto si el importe total del contrato es inferior a 5000 euros.
- Informe de aprobación del gasto elaborado por el órgano de contratación.
- Factura de la prestación de servicio o entrega de los bienes.
- Justificación de que no se ha alterado el objeto del contrato a fin de evitar las reglas que afectan a los contratos generales.
- Declaración del contratista de no haber suscrito otros contratos menores que, en conjunto, superen las cifras aplicables a los contratos menores.
- Otros documentos que el órgano contratante considere necesarios debido a circunstancias concretas.
En el caso de ser un contrato menor de obras deberán incorporarse al expediente, además, los siguientes documentos:
- Presupuesto detallado de la obra
- Proyecto de obra, cuando sea necesario.
- Informe de supervisión técnica para el caso de obras de seguridad, estanqueidad y estabilidad.
Todos estos puntos serán comprobados por el órgano contratante antes de suscribir el contrato menor con la empresa elegida.
¿Cómo se adjudica un contrato menor?
Siguiendo con el principio de eficacia que rige estos contratos, las exigencias para la adjudicación también son más simples que en el caso de los contratos generales. El artículo 131 de la Ley de Contratos establece que se podrán adjudicar directamente siempre que la empresa seleccionada tenga la capacidad suficiente para proporcionar la prestación o suministrar los bienes. Asimismo, la empresa o el empresario individual deben contar con la habilitación profesional reglamentaria.
La capacidad para obrar se acreditará mediante escritura, documento de constitución de la empresa, estatutos o documento del acto fundacional donde se recojan las normas que rigen la actividad de la empresa o del empresario individual. Según la naturaleza jurídica, deben estar registrados en el Registro público correspondiente.
¿Es obligatoria la publicidad en el caso de contratos menores?
La Administración, en aras de una mayor transparencia en sus procedimientos contractuales, deberá publicar trimestralmente los contratos menores por importe superior a 5000 euros y que no han sido abonados mediante el sistema de anticipo de caja fija.
La publicidad debe indicar el objeto del contrato, la duración, el importe con el IVA incluido y la identidad del adjudicatario. Esta publicación se debe hacer en un formato abierto y con formatos estructurados que puedan ser interpretados fácilmente.
¿Existen límites a la utilización de un contrato menor por parte de la Administración?
La Ley de Contratos establece determinados límites para que la utilización de estos contratos no sea abusiva y pueda suponer el no cumplimiento de los elementos principales.
Estos límites se refieren a los siguientes aspectos:
1 – Limitación respecto a la duración del contrato
No podrá ser superior a un año. Los contratos menores no se podrán prorrogar más allá del año natural o del ejercicio económico al que correspondan. La finalidad de esta imposición es la de impedir que se establezca una relación contractual duradera en el tiempo que pueda contravenir las indicaciones de adjudicación de la Ley de Contratos.
Aunque, hay que tener en cuenta que el 4 de febrero de 2020 se publicó en el BOE el Real Decreto-ley 3/2020 un cambio que supone la desaparición del límite anual por proveedor en los contratos menores. Para más detalles lea el artículo “Modificación importante en el Contrato Menor, se elimina el límite anual por proveedor”
2 – Limitación por el tipo de contrato
Los contratos menores no podrán encubrir necesidades periódicas de la Administración referidas a obras o servicios y suministros. Un mismo empresario no podrá suscribir diferentes contratos menores en el mismo periodo de tiempo.
La revisión de precios que no procede en el caso de contratos menores.
3- Limitación de la contratación con el mismo empresario
A fin de evitar la partición de los contratos en varios menores de forma fraudulenta. Esta limitación implica que el contratista no podrá suscribir más contratos menores para la misma finalidad ni simultánea ni sucesivamente.
Por el contrario, en la Ley actual se elimina el requisito, por parte del empresario, de no haber suscrito otros contratos menores en el mismo año, siempre que estos se refieran a diferentes objetos o prestaciones de servicios.
¿Quiénes pueden formalizar un contrato menor?
Para formalizar un contrato es necesario que el gasto esté aprobado y conste debidamente en el expediente de contratación. Pero, además, es imprescindible que la necesidad de dicho contrato esté motivada por el órgano contratante.
Los principios y requisitos para celebrar un contrato menor se deben ajustar a la Ley de Contratos igual que el resto de los contratos. Esto implica competencia por parte del órgano de contratación y capacidad del empresario para suscribir el contrato, así como la fijación del precio.
La parte correspondiente al contratista debe cumplir con los requisitos de solvencia económica, capacidad de obrar, capacidad financiera y títulos habilitantes y profesionales para llevar a cabo el objeto del contrato. Además, debe figurar excluido de la prohibición para contratar.
Solo podrán formalizar contratos con la Administración pública las personas tanto españolas como extranjeras registradas adecuadamente. En este grupo se incluyen personas físicas y jurídicas que acrediten documentalmente su solvencia.
¿Cuál es el procedimiento de adjudicación de un contrato menor?
Según se recoge en la Ley de Contratos podrán adjudicarse directamente siempre que el contratista tenga la suficiente capacidad de obrar y cuente con la acreditación profesional que lo habilite para prestar el servicio.
La instrucción 1/2019. De 28 de febrero de 2019, de la oficina independiente de regulación y supervisión de la contratación, establece la necesidad de solicitar tres presupuestos o, en caso contrario, la justificación de no haberlos solicitado.
Aunque esta última disposición es obligatoria, algunas Comunidades Autónomas han legislado en contra de la norma, entendiendo que en la adjudicación de contratos menores no es necesaria la valoración de diferentes licitadores.
En cualquier caso, si el órgano contratante lo considera oportuno podrá recabar hasta tres presupuestos de potenciales contratistas. Para la Junta Consultiva de Contratación Pública del Estado es recomendable velar por la máxima concurrencia en cada caso y aconseja estudiar las posibles ofertas que se presenten para una misma prestación del servicio.
¿Cuántas fases tiene el procedimiento de tramitación?
A diferencia de los contratos generales, los menores constan solo de dos actos administrativos:
1 – Fase de aprobación y posterior adjudicación del contrato
En esta fase se pueden distinguir tres vertientes: técnica, jurídica y financiera.
El aspecto técnico se refiere a la elaboración por parte del contratista del presupuesto, que se debe incorporar al expediente de tramitación. En él se debe identificar el objeto del contrato de acuerdo con las necesidades del órgano gestor. Como norma general el presupuesto base es fijado previamente por la parte contratante.
En el aspecto financiero el órgano gestor elaborará y contabilizará un documento de retención de crédito, con cargo a la aplicación presupuestaria anual en la que se incluya.
2 – Fase de ejecución y posterior comprobación del cumplimiento del contenido del contrato
En esta fase también se distinguen la vertiente administrativa y la financiera.
En el aspecto administrativo el adjudicatario llevará a cabo las actuaciones objeto del contrato menor y presentará la factura correspondiente.
En el aspecto financiero se elaborará el documento contable OK, se fiscalizará y finalmente se aprobará la obligación de pago. El último paso es la contabilización del documento OK en la partida correspondiente.
¿Qué son los anticipos de caja fija?
Según la Ley General Presupuestaria 47/2003, de 26 de noviembre, los anticipos de caja fija son provisiones de fondos que, con carácter extrapresupuestario se realizan a cajas y pagadurías para atender gastos inmediatos en las diferentes administraciones.
Estos fondos serán con posterioridad aplicados a los capítulos de gastos corrientes en los presupuestos anuales. Estos anticipos de caja fija no son considerados pagos que haya que justificar y no pueden superar el 7 % del total del crédito de gastos.
La regulación de estos anticipos de caja fija para pagar los contratos menores se considera desde varios puntos de vista:
- Con respecto a la obligación que tiene la administración de hacer publicidad trimestral de los contratos menores que celebre, indicando el adjudicatario y el importe de la adjudicación.
- Con respecto a la motivación de la necesidad del contrato, ya que desde la entrada en vigor del Real Decreto Ley 3/2020, de 6 de febrero, no es necesario realizar un informe justificando la realización de un contrato menor.
- Con respecto al valor del contrato, pues al realizarlo mediante el sistema de anticipos de caja fija no es necesario justificar, por parte de órgano contratante, que no se altera el umbral del contrato menor mediante el fraccionamiento, siempre que no se supere el valor de 5000 euros.
- Con respecto al registro de contratos, el artículo 346.3 admite la excepción de la obligatoriedad de comunicación en el caso de contratos menores.
Puede consultar más detalles en el artículo “El Contrato Menor en la nueva Ley de Contratos del Sector Público”
¿Cómo evitar el fraude de los contratos menores?
La existencia de los contratos menores con la Administración Pública responde a los principios de flexibilidad y agilidad en la tramitación de determinados bienes y servicios. En el funcionamiento cotidiano de las diferentes administraciones son muchos los casos en los que el gestor está obligado a responder con celeridad: la rotura de una tubería, la contratación de una alarma después de un robo, la sustitución de una ventana. Y, en otros casos, se enfrenta a cuestiones de poca cuantía económica, como la compra de dorsales para una maratón.
Para estos casos la Ley de Contratos contempla la posibilidad de realizar contratos menores con las empresas sin necesidad de cumplir con todos los protocolos establecidos para el resto de los contratos.
El problema aparece cuando la excepcionalidad que debe guiar la realización de estos contratos se convierte en un procedimiento cotidiano. Esto es debido, en muchos casos, a la falta de planificación, pero otras veces obedece al deseo de los responsables administrativos de contratar con una determinada empresa.
Para evitar esto la ley de Contratos establece que los contratos menores son, a todos los efectos, contratos administrativos que deben cumplir con toda la normativa de la contratación pública.
¿Quién dirime las cuestiones sobre los contratos menores que realiza la Administración Pública?
El órgano encargado es la Oficina Independiente de Regulación y Supervisión de la Contratación, creada el 5 de mayo de 2019. Esta oficina responde a lo establecido en el artículo 332 de la Ley de Contratos del sector público y se ocupa de las siguientes cuestiones:
- Organizar el control de los poderes públicos en materia de contratación.
- Cuidar de la aplicación correcta y ajustada de la Ley de Contratos del sector público y luchar contra las posibles infracciones.
- Dirimir las cuestiones que creen controversia en materia de contratación del sector público.
¿Qué régimen es aplicable a los contratos menores que realiza la Administración Pública?
La normativa que rige este tipo de contratos es la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público, que en su artículo 318.a) incluye todos los puntos referidos a los Contratos Menores.
Los Contratos Menores conforman el grupo más numeroso de los realizados en las Administraciones públicas. Son una herramienta fundamental para agilizar los trámites cuando se necesite.
Publicado por: José Pérez Barrozo
Para profundizar en los contratos menores en la LCSP y mantenerse informado sobre los cambios más importantes consulte El Contrato Menor en la nueva Ley de Contratos del Sector Público, actualizado constantemente.
