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Preguntas frecuentes sobre e-factura, componente clave en la Contratación Electrónica.

[help_box title=”¿Qué es la e-contratación y la e-factura?”]

 

La contratación electrónica (e-contratación) se refiere a la utilización de medios electrónicos por parte de las organizaciones del sector público en la compra de suministros y servicios o en la licitación de obras públicas.

 

La facturación electrónica (e- facturación) es la transferencia electrónica de las facturas entre los socios comerciales (proveedor y comprador).

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[help_box title=”¿Qué es la e-contratación y la e-factura? ¿Cuándo las nuevas normas de facturación electrónica entrarán en vigor?”]

 

La Directiva exige la recepción y tramitación de facturas electrónicas utilizando el nuevo estándar europeo para convertirse en obligatoria, a los cuatro años y medio después de la entrada en vigor de la Directiva, por lo que aproximadamente será en el tercer trimestre de 2018.

 

Sin embargo, los estados miembros tendrán la posibilidad de posponer este plazo por otros 12 meses, para que las autoridades regionales y locales, debido a las necesidades especiales de estos organismos, con recursos e infraestructuras más limitadas.

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[help_box title=”¿Cuándo se introducirá el estándar europeo para las facturas electrónicas?”]

 

La Directiva exige la obligación de recepción y tramitación de facturas en formato electrónico en la contratación pública, para ello se debe desarrollar por el Comité Europeo de Standarisation (CEN), una nueva norma europea de facturación electrónica. Esto requiere una gran cantidad de trabajo por parte de los expertos en normalización, y una amplia gama de partes interesadas deberán ser consultadas sobre el resultado.

 

Directrices internas del CEN prevén períodos específicos de tiempo mínimo para todos estos pasos. Como tal, una cierta cantidad de tiempo tuvo que ser reservado para este proceso. Actualmente se espera que dure aproximadamente 3 años. Por lo tanto, la mayor parte del período de aplicación contemplado en la Directiva se tomará para el desarrollo de la norma. Se prevé un período de 18 meses para la aplicación sobre el terreno de la obligación de recibir facturas electrónicas una vez que el estándar esté disponible.

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[help_box title=”¿Deberán los estados miembros esperar a la introducción de la facturación electrónica hasta que la norma se publiqué?”]

 

No, esto no es necesario, por numerosas razones:

 

– En primer lugar, la nueva Directiva no sustituye los estándar de facturación electrónica existentes, por lo que si un estado ya dispone de un sistema nacional de facturación electrónica antes de que la nueva norma europea esté preparada, en principio, nada impide la continuación de su uso si un Estado miembro así lo desea.

 

En segundo lugar, el nuevo estándar consistirá en una lista de elementos que cada e- factura debe contener, sin especificar el formato técnico en el que se deben presentar los elementos (que será en forma de llamada a un modelo de datos semántico). Por lo tanto, cualquier sistema de facturación electrónica existente o plataforma muy fácilmente podrá adaptarse para permitir la recepción de facturas electrónicas en la nueva norma.

 

En tercer lugar,  el nuevo estándar  en gran medida se basa en las especificaciones ya existentes y en el trabajo que ya se ha llevado a cabo por el CEN. Como tal, no debe ser radicalmente diferente de la mayoría de los sistemas y normas que ya están en uso.

 

Además, cualquier retraso en la introducción de la facturación electrónica significaría que sus beneficios (aunque sólo sea a escala nacional), no pueden ocurrir.

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[help_box title=”¿Cuál será el impacto de la nueva norma de la facturación electrónica europea, en los Estados miembros que ya cuentan con sistemas de facturación electrónica?”]

 

Algunos estados miembros ya han emprendido iniciativas en el ámbito de la facturación electrónica, algunos de ellos incluso tienen la facturación electrónica obligatoria en la contratación pública. Desafortunadamente, la mayoría de estos sistemas utilizan estándares nacionales que no son compatibles entre sí. La idea detrás de la nueva Directiva es que estas normas si ya existen, pueden seguir utilizándose junto con la nueva norma europea, siempre y cuando no entren en conflicto entre sí.

 

Dado que la nueva norma sólo identificará una lista de elementos que una factura electrónica debe contener y definir su significado, no va a hacer que automáticamente los sistemas de facturación electrónica nacionales queden obsoletos. Algunos de estos sistemas será necesario adaptarlos, pero esto no debería plantear problemas tecnológicos significativos.

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[help_box title=”¿Cómo las nuevas Directivas sobre la factura y facturación electrónica impactarán en los negocios?”]

 

Los beneficios económicos de la facturación electrónica son ampliamente reconocidos, la facturación electrónica está generalmente más avanzada en el modelo de empresa a empresa,  que en el de empresa a gobierno. Por lo tanto, en términos generales, las empresas son algunos de los más firmes defensores de la facturación electrónica.

La actual iniciativa tiene como objetivo ayudar a las empresas que actualmente utilizan o desean utilizar la facturación electrónica, pero se enfrentan con obstáculos en el lado receptor de la contratación pública.

 

Al proveer al mercado con una norma de facturación electrónica europea y que obliga a todos los poderes adjudicadores y entidades a aceptar las facturas electrónicas enviadas por la presente norma, esta iniciativa de la UE da seguridad a las empresas que, a condición de hacer una sola inversión inicial en el estándar europeo de e – facturación, sus e- facturas serán aceptadas por las autoridades públicas en toda la UE.

 

Por ello, la iniciativa facilitará la participación en la contratación pública transfronteriza, creando potencialmente significativas nuevas oportunidades de negocio.

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[help_box title=”¿Después de la entrada en vigor de la directiva sobre facturación seguirá siendo posible enviar las facturas en papel?”]

 

La iniciativa de la UE tiene como objetivo eliminar las barreras para el uso de la facturación electrónica en la contratación pública, haciendo la recepción y tramitación de facturas electrónicas obligatorias para las autoridades públicas, si un proveedor decide enviar una factura electrónica en el nuevo estándar de la facturación electrónica europea.

 

Sin embargo, la Directiva no impide, ni en modo alguno impone la obligación a las empresas de utilizar el nuevo estándar, ni incluso para enviar facturas por vía electrónica. Por lo tanto, no hay costes adicionales ni gastos para empresas, por el contrario, la Directiva ofrece la posibilidad de beneficiarse de los ahorros y la simplificación, pero deja a la entera discreción de los propias empresas los negocios entre ellas mismas, y deja a su decisión aprovecharse o no de la facturación electrónica.

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[help_box title=”¿Se ha demostrado que la mejor manera de garantizar la rápida adopción de la facturación electrónica es haciendo el envío de facturas electrónicas obligatorias. ¿La Directiva permite a los Estados miembros a hacerlo?”]

 

Sí. La Directiva tiene por objeto facilitar la transición a la facturación electrónica para las empresas, dándoles la garantía de que sus facturas electrónicas serán recibidas por todos los poderes adjudicadores y las entidades adjudicadoras de la UE si se encuentran en la nueva norma europea, mientras que sólo les queda la libertad de dar este paso a su propio ritmo.

 

Sin embargo, si los Estados miembros quieren ir más allá y exigen que sólo facturas electrónicas serán aceptadas en la contratación pública, no hay nada en la Directiva que les impide hacerlo.

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Traducido de la nota de prensa oficial de la Unión Europea, http://europa.eu/rapid/press-release_MEMO-14-179_en.htm

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