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El dos de octubre de 2016 pasará a la historia de España como el día en que entró en vigor la norma que obliga a que todas las relaciones con la Administración sean electrónicas. Así lo impone la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

La Administración electrónica no ofrece sólo una reducción de costes y una mayor agilidad a los ciudadanos y empresas, sino que ofrece más garantías, como señala el Preámbulo de esta norma.

” una Administración sin papel basada en un funcionamiento íntegramente electrónico no sólo sirve mejor a los principios de eficacia y eficiencia, al ahorrar costes a ciudadanos y empresas, sino que también refuerza las garantías de los interesados. En efecto, la constancia de documentos y actuaciones en un archivo electrónico facilita el cumplimiento de las obligaciones de transparencia, pues permite ofrecer información puntual, ágil y actualizada a los interesados”.

Se han acabado los papeles y las facturas “en el cajón” a los que sin ambages aludía la Ley 25/2013 , de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público, para referirse a facturas presentadas que nunca se tramitaban con el consiguiente impago y perjuicio para los proveedores públicos.

Se han acabado las instancias amontonadas, extraviadas, las esperas inagotables y desesperantes para presentar un documento en la Administración.

A nadie escapa que desde hace algún tiempo ya era posible llevar esto a cabo. La normativa posibilitaba el acceso electrónico a muchos servicios. Sin embargo, la resistencia al cambio había sido el problema y solo la obligatoriedad acaba con la “pereza” y la permisividad de seguir haciendo las cosas como las hacíamos ayer.

Se atribuye a Einstein la cita “Insanity is doing the same thing over and over again and expecting different results”.   En definitiva, si hacemos lo mismo no podemos esperar resultados distintos.

La Administración electrónica está siendo y debe ser el tractor para la eficiencia en la contratación.

El cambio de tramitación a formato electrónico de la factura en papel a formato electrónico ha reducido el plazo de pago y ahora la contratación electrónica debe acabar con la alta falta de transparencia en la contratación, debe ser una llamada a la apertura y a la competencia. No más barreras en la presentación de ofertas!

En mis conferencias pongo siempre el símil de la situación de la contratación en Europa en paralelismo con la carrera ecuestre de obstáculos más importante de Reino Unido (Grand National) donde no gana el caballo más rápido, sino aquél que es más hábil para sortear cada obstáculo en su camino. En contratación ocurre igual: el bastanteo, los céntimos de más o menos en la garantía provisional, los papeles innecesarios, las exigencias inexigibles, la indefinición del pliego, la desproporción en la solvencia, la arbitrariedad y generalidad de muchos criterios de adjudicación, la innegociación en el negociado, los defectos de forma en las ofertas…….

El trabajo de pasar a electrónico un proceso no queda simplemente en ofrecer la posibilidad de presentar el documento en formato electrónico. Debemos ordenar los procesos y después publicitar la licitación en formato electrónico. Aprovechemos para simplificar las licitaciones.

Es necesario un grado de definición importante del objeto de los contratos, de los criterios para que el mercado sepa qué y cómo quiere la Administración que se preste su contrato. Los documentos tipo comunes a todas las licitaciones son imprescindibles. Repensar las instrucciones de contratación una obligación.

Mucho se habla de transparencia. Pero la transparencia no es un fin sino un medio. La transparencia es un instrumento para conseguir la eficiencia, la integridad. ¿Queremos ser transparentes, queremos evitar la corrupción? Tramitemos electrónicamente YA los contratos públicos. Lanzo una osada pregunta ¿Alguien puede certificar con total garantía que los sobres en papel que están ahora mismo sobre su mesa son los mismos que fueron presentados?

En un país sumido en la consternación política y social por la contratación pública no podemos permitirnos la duda. Un sobre electrónico que crea el licitador en su equipo, encripta con los requisitos técnicos exigibles y que solo se desencripta tras unos controles y un día y hora concreto asegura 100% la pureza del proceso. El resto no. Ahora tan solo la buena fe y la confianza en la secretaría de la Mesa lo garantizan.

¿cuando trabajamos en una materia con un impacto del 19% del PIB, un paro del 19,5% – sept 2016 – y un acceso de las PYMES a la contratación del 13% esto es suficiente?

No hay excusas para implantar ya el expediente de contratación electrónica. Más bien lo contrario. ¡Desde el domingo dos de octubre ya es obligatorio!

El artículo 12.1 de la Ley 39/2015 afirma que “1. Las Administraciones Públicas deberán garantizar que los interesados pueden relacionarse con la Administración a través de medios electrónicos, para lo que pondrán a su disposición los canales de acceso que sean necesarios así como los sistemas y aplicaciones que en cada caso se determinen”.

El artículo 14 contempla que las personas físicas pueda elegir si se comunican en formato electrónico, salvo que exista la obligación de hacerlo de forma electrónica.

En contratación electrónica las relaciones son con personas jurídicas (empresas) o con personas físicas que ejercen una actividad profesional y conforme este precepto éstas están obligadas. Amén de que por vía reglamentaria (¿incluso a nivel de ordenanza?) puede imponerse “la obligación de relacionarse con ellas a través de medios electrónicos para determinados procedimientos y para ciertos colectivos de personas físicas que por razón de su capacidad económica, técnica, dedicación profesional u otros motivos quede acreditado que tienen acceso y disponibilidad de los medios electrónicos necesarios”.

“2. En todo caso, estarán obligados a relacionarse a través de medios electrónicos con las Administraciones Públicas para la realización de cualquier trámite de un procedimiento administrativo, al menos, los siguientes sujetos:

a) Las personas jurídicas.

b) Las entidades sin personalidad jurídica.

c) Quienes ejerzan una actividad profesional para la que se requiera colegiación obligatoria, para los trámites y actuaciones que realicen con las Administraciones Públicas en ejercicio de dicha actividad profesional. En todo caso, dentro de este colectivo se entenderán incluidos los notarios y registradores de la propiedad y mercantiles.

d) Quienes representen a un interesado que esté obligado a relacionarse electrónicamente con la Administración.

e) Los empleados de las Administraciones Públicas para los trámites y actuaciones que realicen con ellas por razón de su condición de empleado público, en la forma en que se determine reglamentariamente por cada Administración”.

Se acabó el plazo. Los únicos preceptos que no entran en vigor son las previsiones relativas al registro electrónico de apoderamientos, registro electrónico, registro de empleados públicos habilitados, punto de acceso general electrónico de la Administración y archivo único electrónico que entrará en vigor el 2 de octubre de 2017.

No es una norma que varíe en cuanto a su núcleo esencial respecto de las reglas previas procedimentales.

La pretensión ha sido la simplificación. Ahora no se incorporan a las normas reglas que antes veíamos en otras normas derivadas para la responsabilidad patrimonial o el procedimiento sancionador.

Los recursos y sus requerimientos son similares.

Una novedad destacable es el cómputo de plazos, donde aparece el cómputo de horas, presumiendo todas ellas hábiles, y la consideración como inhábil de los sábados como ya ocurría en la vía contencioso administrativa.

“1. Salvo que por Ley o en el Derecho de la Unión Europea se disponga otro cómputo, cuando los plazos se señalen por horas, se entiende que éstas son hábiles. Son hábiles todas las horas del día que formen parte de un día hábil.

Los plazos expresados por horas se contarán de hora en hora y de minuto en minuto desde la hora y minuto en que tenga lugar la notificación o publicación del acto de que se trate y no podrán tener una duración superior a veinticuatro horas, en cuyo caso se expresarán en días.

2. Siempre que por Ley o en el Derecho de la Unión Europea no se exprese otro cómputo, cuando los plazos se señalen por días, se entiende que éstos son hábiles, excluyéndose del cómputo los sábados, los domingos y los declarados festivos.

Cuando los plazos se hayan señalado por días naturales por declararlo así una ley o por el Derecho de la Unión Europea, se hará constar esta circunstancia en las correspondientes notificaciones. (…)”.

Otros cambios interesantes son la obligación de la Administración de que expida de oficio el certificado acreditativo del silencio administrativo en el plazo de quince días desde que expire el plazo máximo para resolver el procedimiento (“sin perjuicio de lo anterior, el interesado podrá pedirlo en cualquier momento, computándose el plazo indicado anteriormente desde el día siguiente a aquél en que la petición tuviese entrada en el registro electrónico de la Administración u Organismo competente para resolver“).

Otras novedades son la obligación de que las Administraciones emitan los documentos administrativos por escrito y a través de formato electrónico (art. 26) o el derecho de los interesados a no aportar documentos que hayan sido elaborados por cualquier Administración siempre que el interesado haya manifestado su consentimiento para que éstos sean consultados o recabados (consentimiento que se presume si no hay oposición o si no existe ley que exija consentimiento expreso). Asimismo se prohíbe que se exija la presentación de documentos originales (art. 28)

Otras destacadas novedades son la preferencia de las notificaciones electrónicas (obligando en todo caso a que las notificaciones en papel se pongan a disposición del interesado en la sede electrónica), el derecho del interesado a efectuar los pagos en forma electrónica, …

No existen grandes cambios procedimentales, ni conceptuales, sino que lo relevante es la eficiencia del procedimiento administrativo. La eliminación de la burocracia, de los trámites y documentos innecesarios, y sobre todo, la apuesta por lo electrónico como motor  y herramienta para todo ello.

La experiencia dice que pese a la obligación el incumplimiento será una tónica en estos primeros meses. Si quien incumple es la propia Administración el sistema pierde su confianza.¿cómo podemos demandar el cumplimiento del ciudadano y de las empresas si la Administración no cumple con sus obligaciones?

El problema con este nuevo marco legal es la falta de indemnidad de la Administración. El incumplimiento por la Administración tiene serias consecuencias. La exigibilidad por el particular es un derecho que le asiste y que puede ser ejercitado en defensa de la aplicación de la norma. Una aplicación de exigibilidad inmediata por las cargas actualmente existentes. Originales, bastanteos, documentos expedidos por otras Administraciones,….todo esto se acabó.

Es momento de que la Administración se ilusione, y comience a sentir que es parte de la solución a muchos problemas y la generación de empleo y credibilidad ciudadana está en manos de cada empleado público. No sirven las excusas sobre la política, la corrupción, la ineficiencia del gasto público o el desprestigio o maltrato al funcionariado: seamos parte de la solución y disfrutaremos viendo el resultado.

Artículo redactado por:

Javier Vázquez MatillaFco. Javier Vázquez Matilla

Experto en contratación pública. Abogado

Letrado del Ayuntamiento de Pamplona (excedente)

Experto del grupo de expertos en materia de contratos públicos de la Comisión Europea.

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