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En este quinto capítulo de la serie en donde analizamos cuales son las partes en las que se divide una implantación global como la que están planteando las Directivas Europeas de Contratación Electrónica de “principio a fin” y qué requerimientos debe cumplir una solución tecnológica que dé soporte a las necesidades de cada una de las fases.

Una vez analizado y publicado los capítulos:

  1. Alta del Expediente Electrónico
  2. La Publicación de la Licitación
  3. La recepción de ofertas de la licitación
  4. El Contrato de la Licitación

Continuamos esta serie de capítulos con la:

Seguridad y Archivo del Expediente de Contratación

En los capítulos anteriores nos hemos limitado a hablar de los pasos o trámites que son necesarios en la vida de un expediente de contratación públicay que afectan a los usuarios tramitadores. En este capítulo vamos a hablar de la seguridad de la información, seguridad en el acceso y consulta de los datos y documentos del expediente de contratación, desde su nacimiento hasta su archivo histórico una vez cerrado. La consulta deberá permitir el acceso no solo de los usuarios tramitadores sino de otros usuarios de la organización. Requisito básico para cumplir con la Contratación Electrónica de “principio a fin”, es poder guardar y consultar toda la información relacionada con el expediente de contratación pública en formato electrónico y de una manera segura.

Seguridad en el acceso al de contratación

El acceso al sistema se deberá poder configurar en función del rol de usuario y debería poder contemplar como mínimo las posibilidades de: Usuario/Password, DNI electrónico y certificado electrónico.

La herramienta deberá aceptar cualquier certificado emitido por cualquier entidad prestadora de servicios de certificación de firma electrónica, según el listado de entidades publicado por el Ministerio de Industria, Energía y Turismo en https://sedeaplicaciones2.minetur.gob.es/prestadores/

Todos los accesos y acciones sobre el expediente de contratación pública se deben registrar en el sistema, permitiendo auditorias y una trazabilidad completa del procedimiento.

La Firma de documentos

Requisito fundamental de la soluciónde contratación pública electrónicadeberá ser que contemple la posibilidad de permitir realizar la firma digital de los documentos asociados a un expediente, así como comprobar la firma de un documento ya firmado.

Deberá exigir el uso de firma electrónica reconocida para poder llevar a cabo cualquier tipo de acción que cause efectos jurídicos durante el procedimiento administrativo.

Para ello, el documento será firmado por un certificado cliente instalado en el equipo del usuario tramitador, incluyendo cualquiera de los certificados de una entidad certificadora reconocida o el eDNI.

Otra posibilidad interesante que deben proponer las soluciones de contratación pública, es el que se pueda configurar el tipo de firma que se desea realizar, básica o avanzada, en este segundo caso, se deberá poder incluir información para permitir la verificación de la firma ante terceros.

Archivo del Expediente-la Gestión Documental

Es recomendable que la solución de contratación electrónica ya disponga de un gestor documental propio que cubra al menos el almacén de la información antes del cierre del expediente y que pueda permitir después seguir manteniendo esta información y/o ser traspasada a un gestor documental corporativo del Organismo.

El módulo de gestión documental deberá cumplir con los requisitos del ENI en lo correspondiente a las siguientes normas técnicas: catálogo de estándares, documento electrónico, expediente electrónico, política de firma electrónica, procedimiento de copiado auténtico y conversión de documentos electrónicos y tratamiento del documento electrónico.

Asimismo como ayuda a los usuarios, la solución de contratación electrónico contemplará un calendario de eventos en donde se muestren de forma gráfica los eventos asociados a fechas gestionadas en el sistema. Dicho calendario deberá ser configurable tanto a nivel de cada usuario como para establecer la periodicidad de los eventos producidos.

Este calendario será de gran ayuda para informar a los usuarios implicados de cualquier evento que se produzca durante la tramitación de los Expedientes de Contratación (Fechas de apertura de sobres, Fechas de Mesas de Contratación, etc.).

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