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En este tercer capítulo de la serie en donde analizamos  cuales son las partes de recepción, apertura y evaluación de ofertas de la licitación, y en las que se divide una implantación global como la que están planteando las Directivas Europeas de Contratación Electrónica de “principio a fin” y qué requerimientos debe cumplir una solución tecnológica que dé soporte a las necesidades de cada una de las fases.

Una vez analizado y publicado el:

  1. Alta del Expediente Electrónico
  2. La Publicación de la Licitación

Continuamos esta serie de capítulos con la:

Recepción, Apertura y Evaluación de ofertas de la licitación

En este capítulo hablamos de cómo la tecnología puede ayudar en el proceso de incorporar las ofertas al expediente de contratación y como la plataforma de contratación electrónica ayuda en la evaluación de las mismas. Vamos a explicar las diferentes matizaciones en cuanto a si la presentación y recepción de la oferta para la licitación ha sido física o ha sido ya de manera electrónica a través del Portal de Licitación Electrónica.

Recepción de ofertas para la licitación

La solución debe permitir la recepción de ofertas para la licitación de forma mixta, es decir, tanto ofertas presentadas de forma presencial en el Registro General del Organismo, como ofertas electrónicas presentadas a través del Portal de Licitación.

Se debe controlar la fecha límite de presentación de ofertas de forma que no sea posible la presentación electrónica de una oferta pasado ese plazo.

Esta presentación electrónica de ofertas de licitación debe contar con todas las evidencias fehacientes de la presentación, así como la constancia en el Registro General de la misma. Tanto de cara al Organismo como al propio licitador, debe existir un mecanismo que garantice la correcta recepción y registro de la oferta de licitación de forma que se eviten problemas futuros en este sentido.

En el caso de las ofertas presenciales, esta constancia viene reflejada en el Registro General, que custodiará las ofertas hasta el momento de su apertura.

Apertura de ofertas de la licitación

Una vez recibidas todas las ofertas de licitación, que pueden recibirse tanto de forma electrónica como de forma presencial, la solución debe gestionar tanto la seguridad de la información recibida como verificar el cumplimiento de la Fecha de Apertura de cada una de las Mesas de Contratación y no permitir el acceso hasta dicho momento.

Es competencia de la solución la correcta salvaguarda de la oferta electrónica de forma que no sea accesible de ninguna forma.

Llegado el cumplimiento de las fechas de celebración de las Mesas de Contratación, la solución debe habilitar mecanismos para proceder a la apertura de los sobres electrónicos, garantizando que hasta ese momento no se ha accedido a los mismos y creando evidencias de la apertura realizada.

En este momento se puede proceder a realizar las tareas propias de la Mesa de Contratación, en función del sobre abierto.

Por ejemplo, la evaluación de la documentación administrativa, determinando la correcta recepción de la misma, su validez o la necesidad de subsanación, que también se deberá contemplar en el ámbito de la celebración de la Mesa de Contratación.

Y en las Mesas de Contratación de criterios objetivos y subjetivos, adecuar la tramitación para permitir a los usuarios introducir la información correspondiente en cada caso así como los informes y Acuerdos de la mesa.

Es también importante que la solución permita solicitar aclaraciones de la oferta a los licitadores, contemplando las diferentes modalidades de notificación existente para adecuarse a la normativa actualmente vigente.

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